Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

Rozwiązania, których używamy są zgodne z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), tzw. RODO.

Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest TRANSAZJA Krzysztof Stępień z siedzibą w Pruszkowie (05-800), przy ulicy Kubusia Puchatka 8/34; e-mail: biuro@transazja.pl

W przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia podróżnego administratorem podanych przez Ciebie danych osobowych zostanie Ubezpieczyciel. TRANSAZJA Krzysztof Stępień będzie wtedy podmiotem przetwarzającym podane przez Ciebie dane osobowe w imieniu Ubezpieczyciela.

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami mailowo: biuro@transazja.pl. Na Twoje pytania odpowiemy najszybciej jak to możliwe, maksymalnie w ciągu 30 dni.

Jak weszliśmy w posiadanie Twoich danych?

Podałeś nam je:

Podczas zawierania umowy na organizowaną przez nas imprezę turystyczną,
Wypełniając formularz osobowy będący nieodłącznym elementem procesu organizacji imprezy turystycznej,
Podczas przesłania wstępnej rezerwacji miejsca na organizowaną przez nas imprezę turystyczną,
Podczas przygotowania indywidualnej oferty na imprezę turystyczną,
Zapisując się na listę powiadomień o nowym terminie imprezy turystycznej,
Zapisując się do naszego Newslettera.

W przypadku gdy rezerwacja miejsca na organizowaną przez nas imprezę turystyczną nie była dokonywana bezpośrednio przez Ciebie, Twoje dane osobowe mogły zostać pozyskane od osoby dokonującej rezerwacji usług w Twoim imieniu.

Po co przetwarzamy Twoje dane? (Podstawa prawna i cel przetwarzania danych)

Jest kilka sytuacji, w których potrzebujemy przetwarzać powierzone nam przez Ciebie dane osobowe. Są to:

a) Realizacja umowy o świadczenie usług turystycznych
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia

Posługujemy się Twoimi danymi które są niezbędne do wykonania umowy, którą zawarliśmy. Potrzebujemy ich na przykład po to, by:
- Wprowadzić je do systemu rezerwacyjnego,
- Przydzielić Ci odpowiedni pokój hotelowy,
- Zarezerwować i wybrać dla Ciebie miejsce w samolocie,
- Przyjąć i w miarę możliwości spełnić Twoje życzenia specjalne,
- Przekazać je ubezpieczycielowi,
- Przygotować stosowne dokumenty wizowe i transgraniczne,
- Obsłużyć pochodzącą od Ciebie ewentualną reklamację.

b) Rozliczenia finansowe i sprawozdawczość rachunkowa
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia

Przetwarzamy Twoje dane również do celów podatkowych i rachunkowych, ponieważ wymagają od nas tego przepisy prawne.

c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Biura Podróży TRANSAZJA
podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia

Przetwarzamy Twoje dane również z uwagi na prawnie uzasadniony interes Biura Podróży TRANSAZJA, na który składa się przykładowo:

- Wysłanie Ci e-maili z informacjami ,,co u nas?”,
- Prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych i obcych produktów i usług,
- Prowadzenie statystyk ,
- Przechowywanie danych do celów archiwizacyjnych oraz zapewnienie jasności rozliczeń (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).

d) Ustalania, dochodzenie i obrona roszczeń
podstawa prawna: art. 118 i nast. Kodeksu Cywilnego

Może to być przykładowo prowadzenie postępowań sądowych, mediacji lub ściąganie należności.

Jakie dane będą przetwarzane?

To, jakimi konkretnie Twoimi danymi osobowymi musimy się posłużyć zależy od konkretnej sytuacji.

Przy organizacji i realizacji imprezy turystycznej na podstawie zawartej umowy potrzebujmy posłużyć się całym szeregiem Twoich danych osobowych. Są to zawsze: imię (imiona), nazwisko, płeć, data urodzenia, obywatelstwo, adres zamieszkania, seria i numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport w zależności od kraju wyjazdu lub oferty), data jego wydania oraz ważności, organ wydający dokument, numer PESEL, numer telefonu, adres e-mail. Zależnie od docelowego kraju (krajów) w których będzie realizowana impreza, możemy potrzebować dodatkowych informacji jak na przykład Twojego wizerunku w postaci fotografii paszportowej.

Przy przesłaniu wstępnej rezerwacji miejsca na organizowaną przez nas imprezę turystyczną potrzebujemy pozyskać od Ciebie: imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu.
Zapisując się na listę powiadomień o nowym terminie imprezy turystycznej lub na Newsletter potrzebujemy jedynie Twojego adresu e-mail.

Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane?

Czas, przez jaki będziemy przechowywać Twoje dane, zależy od tego, w jakim celu je przetwarzamy:

W przypadku przetwarzania danych w celu zawarcia i realizacji umowy o imprezę turystyczną oraz obrony naszych praw i dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej, możemy przechowywać podane przez Ciebie dane osobowe w zakresie niezbędnym dla dochodzenia roszczeń oraz obrony naszych praw. Czas przechowywania wynika z przepisów prawa, w szczególności kodeksu cywilnego.
W przypadku przetwarzania danych w celu promocji oferowanych przez nas usług podane przez Ciebie dane osobowe będziemy przetwarzać tak długo, jak długo będziesz korzystał z naszych usług. W każdym momencie możesz w szybki i łatwy sposób - poprzez linki „wypisz się” zawarte w wysyłanych do Ciebie wiadomościach zgłosić nam, iż nie chcesz otrzymywać od nas takich treści. Wówczas zaprzestaniemy ich wysyłki zgodnie z Twoim żądaniem.
W przypadku przetwarzania danych dla celów podatkowych i rachunkowych, możemy przechowywać podane przez Ciebie dane w zakresie i przez okres wymagany przepisami prawa - 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą, a także po zakończeniu świadczenia usług w zakresie i przez czas niezbędny do rozliczenia umowy.

Komu mogą zostać udostępnione Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe będą udostępniane w minimalnym, niezbędnym dla realizacji usług i wymogów prawnych zakresie innym odbiorcom. Mogą to być:

Uprawnieni i upoważnieni pracownicy Biura Podróży TRANSAZJA,
Dostawcy usług informatycznych oraz księgowych na podstawie umów powierzenia przetwarzania zawartych na piśmie,
Partnerzy współpracujący z administratorem, dostarczający poszczególne usługi składające się na imprezę turystyczną, tacy jak: hotele, przewoźnicy i firmy transportowe, w tym linie lotnicze, piloci, przewodnicy, lokalni kontrahenci zapewniający organizację czasu lub zwiedzanie w miejscu imprezy lub pobytu, dostawcy usług odprawy paszportowej, wizowej czy granicznej, elektroniczne systemy rezerwacji, za pomocą których rezerwowane są poszczególne usługi, itp.,
Podmioty realizujące usługi pocztowe lub kurierskie,
Ubezpieczyciele,
Placówki medyczne (m.in. w przypadku nieoczekiwanych zdarzeń losowych),
Inne podmioty niezbędne do wykonywania zawartych umów na realizację odpowiednich świadczeń,
Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane w przypadkach innych niż w ramach konkretnego postępowania prowadzonego zgodnie z prawem Unii lub prawem polskim.

Dane osobowe mogą być także udostępnione innym uczestnikom wyjazdu realizowanego w ramach tej samej umowy / dokumentu podróży.

Czy dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

W celu realizacji umowy dane mogą być przekazywane do państwa trzeciego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w którym dane mogą być chronione w mniejszym stopniu niż na terenie EOG. Dane osobowe będą przekazywane wyłącznie w celu realizacji zapisów umowy, w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, którymi są standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską. Szczegółowy wykaz stopnia ochrony w poszczególnych Państwach znaleźć można na stronie https://giodo.gov.pl -> Porady i wskazówki-> Zasady przekazywania danych osobowych do Państw Trzecich.

Czy podawanie nam danych jest konieczne?

Nie obligujemy Cię do przekazania nam swoich danych osobowych. Przekazujesz je dobrowolnie, pamiętaj jednak, że jest to niezbędne, abyśmy mogli zawrzeć z Tobą umowę o udział w imprezie turystycznej czy umowę ubezpieczenia podróżnego z Ubezpieczycielem oraz, jeśli wyrazisz taką chęć, przesyłać Ci nasz Newsletter lub inne świadczone przez nas usługi drogą elektroniczną.

Czy przetwarzamy dane osobowe w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie?

W odniesieniu do przekazanych danych osobowych nie będą prowadzone procesy zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Natomiast na podstawie posiadanych danych osobowych administrator może dokonywać profilowania, czyli oceny niektórych cech i wyborów dotyczących klientów. Celem profilowania jest lepsze dobranie materiałów informacyjnych oraz ofert dotyczących naszych produktów. Dzięki profilowaniu odbiorca będzie otrzymywał informacje lepiej dopasowane do jego preferencji. W każdej chwili można wyrazić sprzeciw na profilowanie.

Jakie uprawnienia przysługują Ci wobec TRANSAZJA jeśli chodzi o przetwarzanie danych?

Prawa, które przysługują każdej osobie to:

prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 Rozporządzenia), ich sprostowania (art. 16 Rozporządzenia),
prawo do przenoszenia danych (art. 20 Rozporządzenia),
prawo do usunięcia danych (art. 17 Rozporządzenia) przysługujące w określonych w Rozporządzeniu przypadkach,
prawo do ograniczenia ich przetwarzania (art. 18 Rozporządzenia),
prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych (art. 21 Rozporządzenia). W przypadku sprzeciwu złożonego przed realizacją umowy lub w trakcie realizacji, złożenie będzie wiązało się z brakiem możliwości realizacji części wszystkich usług w ramach umowy i może zostać potraktowane jako wypowiedzenie umowy,
prawo do cofnięcia zgody (art. 6 ust 1 lit a) Rozporządzenia), w przypadkach kiedy przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody.

Jeśli będzie to konieczne możesz ich użyć w sytuacji gdy np.:

Stwierdzisz że Twoje dane są niekompletne lub błędne,
Kiedy Twoje dane przestaną być potrzebne, do tego do czego były zebrane wcześniej,
Kiedy postanowisz wycofać zgodę na przetwarzanie lub zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania.

Przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi związanej z przetwarzaniem przez TRANSAZJA Krzysztof Stępień danych osobowych do organu nadzorczego. Takim organem jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2 , 00-193 Warszawa.

Informacje końcowe

Zasady opisane w tym dokumencie mają zastosowanie od 25 maja 2018 r. – tj. od dnia rozpoczęcia stosowania RODO.

Pełny tekst ogólnego europejskiego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) znajduje się na stronie: www.giodo.gov.pl/pl/569/9276